Əməyin təşkilində geniş yayılmış dörd səhv

Sərhədsiz ofislərin üstünlük təşkil etdiyi bugünkü dünyada iş prosesləri daha çox səs-küylü və tozlu fabriklərdə deyil, zehinlərdə gedir, kiçik dar kabinetlərdə deyil, açıq iş məkanlarında, yalnız korporativ qərargahda deyil, çimərlik və qəhvəxanalarsa baş verir. Buna baxmayaraq, müştərilərimlə söhbət edərkən, iş vaxtının istifadəsi ilə bağlı tez-tez bu yeni reallığı tamamilə görməzdən gələn köhnəlmiş fikirlərlə rastlaşıram. Bütün bu yanlış təsəvvürlər arasında ən çox yayılmış dörd səhv daha qabarıq görsənir.

İşçiləri elektron poçta bağlamaq

Şirkətiniz təcili mesajlar üçün e-poçtdan istifadə etməyi adi hesab edirmi? Məktublarınıza dərhal cavab gözləyirsiniz? Bununla bağlı təkid etməsəniz də, işçiləriniz yenə də bu nizama üstünlük verdiyinizə əmindir? Bəlkə bu cür cavablara daha iltifatla yanaşdığınızı düşünürlər? Təşkilatınızdakı insanlar məktublarına cavab gözləməli olduqda qıcıqlanırlarmi?

Əgər bu suallardan heç olmasa birini müsbət cavablandırmış olsanız, bu o deməkdir ki, bəlkə də özünüz də istəmədən, adamlarınızda hər zaman poçtu açıq saxlamağa məcbur qaldıqları bir mədəniyyət yaratmısınız. Bu halda, onlara hər gələn mesaja görə yayınmaq lazım gəlir və hər dəfə yeni gələn məktuba cavab verib-verməmək barədə qərar verirlər. Nəticədə, bütün gün "sürətli cavab" rejimindədirlər, bu, ehtimal ki, cari işləri rasional şəkildə bölüşdürməyə və onları daim bir məsələdən digərinə keçməyə məcbur edir.

İnanıram ki, şirkətinizdəki vəzifələrin ən azı bir hissəsi iki dəqiqədən çox konsentrasiya tələb etdiyini güman etsəm yanılmaram. Tədqiqatlar göstərir ki, üzərinə düşən vəzifə ilə bağlı davamlı "hoqqabazlıq" onu yerinə yetirmək üçün vaxtı artırır və son məhsulun keyfiyyətini azaldır. Üstəlik, bu cür çoxməsələlik, daha çox səhv etməyimizə, tez-tez vacib məlumatları və digər siqnalları buraxmağımıza, həmçinin məlumatları işçi yaddaşımızda çox çətinliklə saxlamağımıza və bununla da öz yaradıcılığımıza və problemləri həll etmək qabiliyyətimizə xələl gətirir.

Elektron poçtdan istifadənin bu təcrübəsinə son qoymaq üçün menecer komandanızın köməyindən istifadə edin. Belə hallar üçün ən yaxşısı, telefon və ya SMS olsun xüsusi bir kanal ayırmaqdır. İşçilərinizə inandırın ki, məktublarınız dərhal cavab tələb etmir, vacib bir məsələyə diqqət yetirməli olduqları təqdirdə poçtlarını sakitcə bağlaya və ya hətta offline işləyə bilərlər. Ardıcıl tapşırıqların icrası prinsipini dəstəkləməklə, yalnız davam edən əməliyyatlara diqqəti artırmaqla yanaşı, onların stress səviyyələrini azaltmağa kömək edəcəksiniz.

Bu cür dəstəyin ifadə edilməsinin başqa bir yolu, işçilərlə görüşlər zamanı kompüterlərini və smartfonlarını söndürməklə iştiraklarını təmin etməkdir. "Ekranlara yayınmadan aparılan müşavirə" ləri hər cür təşviq etməyə çalışın. Belə vərdişlər sizin insanlarınıza daha diqqətli olmağa kömək edəcək və onları problemlər üzərində daha dəqiq düşünməyə sövq edəcəkdir. Beləliklə, onlara davranış modelini və buna görə həm şəxsən həm də bütövlükdə təşkilata fayda gətirəcək bir korporativ mədəniyyət verəcəksiniz.

Açıq məkan prinsiplərinin səhv reallaşdırılması

Açıq iş sahələrinə gəldikdə, şübhə doğurmayan yeganə şey, iş üçün lazım olan otağın sahəsinin azaldılmasıdır. Bu konsepsiyanın tərəfdarları onun əməkdaşlığı və yeniliyi təşviq etdiyini də iddia edirlər. Opponentlər isə bunun əksini iddia edirlər: açıq ofislər stress səviyyəsini artırır, işçilərin konsentrasiyasını, motivasiyasını və idrak qabiliyyətlərini azaldır. Hər halda, bu fikirləri həm dəstəkləyən, həm də əleyhinə olan araşdırmalar var. Səbəbi, bəlkə də, ideyaların nadir hallarda peşəkarlıqla həyata keçirilməsidir.

Tədqiqatların bir-birinə zidd olmasına baxmayaraq, yenə də onlardan müəyyən fayda əldə etmək olar. Bu araşdırmalara görə, açıq yerlərin əsas üstünlükləri işçilərə birlikdə işləmək, ünsiyyət qurmaq və istirahət etmək imkanı verməsidir. Həmçinin pəncərələr və təbii işıqlandırma böyük rolu oynayır. Bütün bunları nəzərə alaraq, aşağıdakı xüsusiyyətlərə baxmağa dəyər:

• Kiçik qruplarda təşkil edilmiş rahat kreslolarla (eyni Starbucks kimi) bir qəhvəxana - çayxana üslubunda yer.
• Ünsiyyət və istirahət üçün ayrılmış yer, burada stolüstü oyunlar oynaya və ya canlı söhbətə apara bilərsiniz.
• Küçədə istirahət və ya işləmək üçün meydança
• Təkərlərli iş masası, işçilərin istədikləri vaxt yerini dəyişə biləcəyi şəxsi məkan kimi xidmət edir.
• Şüşə divarları

Digər tərəfdən, əksər araşdırmalar, bu cür iş sisteminin ən mənfi cəhətləri arasında səs-küyü, fikiri yayındıran amilləri və tək qalmağın qeyri-mümkünlüyünü qeyd edirlər. Bina planlaşdırarkən bu problemləri nəzərə almaq və ya iş prosesinin gedişində müəyyən dəyişiklik etmək lazımdır. Burada nəzərdən keçirmək üçün yalnız bir neçə təklif var:

• Səs-küy udan yumşaq mebellərə üstünlük verilir.
• Ağ səs-küy yaratmaq üçün audiosistemi
• İşçilərdən təklif və tövsiyələrini vermələrini, habelə potensial problemlərini bildirmələrini xahiş edin. Bu məlumatı planlaşdırma prosesində nəzərə alın.
• Tutqun və ya naxışlı şüşə şəffafdan daha yaxşıdır.
• İşin müxtəlif növləri üçün yerlər təşkil edin. Ofisinizdə həm birgə fəaliyyət üçün açıq yerlər, həm də yüksək konsentrasiya tələb edən məsələlər üçün ayrılmış tənha guşələr olmalıdır.
• Hər bir mütəxəssisə şəxsi əşyaları üçün etibarlı bir saxlama qutusu verin.
• Başqalarını yayındırmadan işçilərinizin telefonda təklikdə danışa biləcəyi yer müəyyənləşdirin.
• Strateji olaraq kitab rəfləri və ya məkanı bölən digər obyektlər təşkil edin.

Qidalanma və enerjinin bərpasının zehni işin keyfiyyətinə necə təsir etdiyini anlamamaq

Şirkətinizin nəticələri işçilərinizin zehni işlərindən asılıdırsa, gün ərzində enerjinin səviyyəsi onların uğurlarının ən vacib amilidir. Bu məsələdə, müştərilərimin təşkilatlarının məhsuldarlığına müsbət təsir etmək fürsətini qaçırdıqları iki geniş yayılmış situasiyaya tez-tez rast gəlinir:

• Görüşlərdə xüsusi nahar
• Ofis mətbəxi

Düzgün qidalanma evdə başlayır, lakin rəhbərlik iş zamanı məhsuldarlıq amillərinə əhəmiyyətli dərəcədə təsir göstərə bilər. Sağlamlığa zərərlə yanaşı, gün ərzində "enerji zirvəsində" gəzinti (adətən qan şəkərinin artması və düşməsi səbəb olur) işdən yayındırır, konsentrasiyanı pozur və məhsuldarlığı öldürür. Bir qayda olaraq, görüşlərdə karbohidratlar və zərif şəkərlə zəngin qidalar təklif edirlər. Bu, qanda qlükoza səviyyəsinin kəskin artmasına, sonra səhər eyni dərəcədə kəskin düşməsinə səbəb olur. Pirojna və tortları yumurta sendviçləri ilə, takoslar və ya qatıq parfeyti ilə (az qlükoza, proteinlə zəngin qidalar) ilə əvəz etməklə bu kəskin sıçrayışların qarşısını ala bilərsiniz.

Bu, yalnız səhər görüşlərinə deyil, gündüz "qəlyanaltılara" da aiddir. İstirahət otağında şirniyyatlar olan avtomatlar əvəzinə işçilərə sağlam qida təklif olunursa, bu, gün ərzində komandanızın enerji balansının qorunmasına əhəmiyyətli dərəcədə təsir göstərəcəkdir. Belə qidalar arasında yerkökü çubuqları, xumus, qoz-fındıq, meyvələr, pendir kubları və ya təbii qranolın batonları var.

Ofis üçün süzülmüş su alın və soda yerinə seltzer suyu və təbii şəkərsiz soyuq çay olan soyuducular yükləyin. Su bədəndəki maye tarazlığını (düzgün qidalanmanın başqa bir komponenti) qorumağa kömək edir və şəkər səviyyəsinə təsir göstərmir.

Beyinin işi üçün sağlam enerji mənbələri məhsuldarlığı 20 faiz yüksəltməyə imkan verir.

Məsafədən iş qura bilməməyiniz

Məsafədən olan (distant) iş getdikcə faha çox populyarlıq qazanır və bunun üçün bir çox səbəb var. Bu yanaşma şirkətinizə daşınmaz əmlak, təmir və ofis infrastrukturuna qənaət etməyə imkan verir. Əməkdaş üçün isə bu, daha çox rahatlıq və yola sərf olunan vaxta qənaət baxımından gəlirlidir. Bununla yanaşı, məsafədən işlə təmin etsəniz, işçiləriniz daha çox evdə işləməyə başlaya bilərlər və potensial problemlərə düçar ola bilərsiniz. Açıq yer məsələsində olduğu kimi, bu problemlərin kökü də ideyanın özü deyil, əksinə səhv tətbiq olunmasıdır. Çox vaxt, əslində bu vəziyyət təbii olaraq inkişaf edir və həm işçi, həm də bütün komandanın dinamikası üçün çətin olur. Bəzi menecerlər hələ də uşaqların və məişət problemlərinin evdən işləyən mütəxəssislərin fikrini yayındırdığına və birbaşa nəzarət olmadıqda rahatladıqlarını və məhsuldarlıqlarını azaltdıqlarına əmindirlər. Bu məlumatların şəxsi qərəzlərə deyil, faktlara və real nəticələrə əsaslandığına əmin olun. Müvəffəqiyyətli fəaliyyətin göstəriciləri aydın olmalıdır və öncədən müzakirələr aparılmalıdır, menecerlər isə məsafədən işləyəcək əməkdaşların effektiv idarəedilməsi təliminə ehtiyac duya bilərlər. Bu cəhətlərə əlavə olaraq, işçinin özü belə müəyyən konkret vəziyyətdə yaranan yayındırmaların öhdəsindən gəlməyə bilər.

Uğur şansını artırmaq üçün, məsafədən idarəetmə fəaliyyətinə keçmədən əvvəl iş prosesini işçi və ona rəhbərlik edəcək şəxslə birlikdə təşkil etmək üçün hərtərəfli bir plan düşünün. Ünsiyyətiniz aşağıdakı suallara dəqiq cavab verməlidir:

• Bu işçiyə həvalə olunmuş vəzifələr evdən həyata keçirilə bilərmi?
• Bu mütəxəssis özünüidarəetmə və özünü motivasiya prinsipləri üzərində işləməyə hazırdırmı?
• Diqqəti yayındıran amillərin öhdəsindən yaxşı gəlirmi? Daima Facebook-da oturan və ya həmkarları ilə yorulmadan ünsiyyət quran bir insanın evdə də eyni çətinliklərlə üzləşməsi ehtimalı çox yüksəkdir.
• Onunla əlaqə qurmaq üçün hansı texnoloji infrastruktur tələb olunacaq? Şirkət və onun evi bunun üçün bütün lazımi avadanlıqlara malikdirmi?
• Bu işçi uzaq iş üçün lazım olan texniki vasitələrdən istifadə edə bilər (və ya istifadə etməyi öyrənə bilər)?
• Bu adamın evindəki iş yeri necə görünür? Lazımi əmək məhsuldarlığını təmin edə bilərmi?
• İş saatlarında evdə başqa insanlar (xüsusən uşaqlar) olacaqmı?
• İşçinin lideri və həmkarları məsafədən iş prinsipləri ilə necə əlaqəlidir? İşləyən adam mütləq ofisdə olmalıdır zərurətinə dair köhnəlmiş inam, eləcə də digər xurafatlar bir mütəxəssisin motivasiyasına və onun effektivliyinə mənfi təsir göstərə bilər.

Evdən işləyən insanlar üçün öz qiymətləndirmə şkalamı yaratmalıyam, yoxsa adi illik attestasiya prosesi yaxşıdır?

Bu suallar yaxşı bir başlanğıc rolunu oynayacaq və uzaqdan çalışan işçilərinizin üzləşdiyi hər hansı bir çətinliyin öhdəsindən gəlməyə kömək edəcəkdir.

Əməkdaşlarla ünsiyyət, açıq iş məkanlarının savadlı təşkili, qidalanma problemləri və məsafədən işin qiymətləndirilməsi prinsiplərində dəyişiklikliklər - bu vəzifələrin heç biri köklü dəyişiklik tələb etmir. Çox vaxt problemlər təbii və təsadüfi yollarla yaranır. Əgər onlara diqqət ayırsanız və fərqli bir bucaqdan yeni bir gözlə baxmış olsanız, şübhəsiz ki, fəaliyyətinizə, motivasiyanıza, korporativ mədəniyyətinizə və nəticədə təşkilatınızın məhsuldarlığına müsbət təsir edə bilərsiniz.

Müəllif haqqında. Maura Tomas - biznes təlimçisi, bir çox ölkədə mühazirələr oxuyur, TEDx üzvü, RegainYourTime.com saytının yaradıcısı və “Şəxsi məhsuldarlığın sirləri" kitabının müəllifidir.

Mənbə: hbr-russia.ru