Самый важный секрет: как успешные люди все успевают

От редакции. Как экономить восемь часов в неделю благодаря «трем гарвардским вопросам» и как уходить с работы в 17:00 без чувства вины? Автор книги «15 секретов управления временем» Кевин Круз опросил миллиардеров, олимпийских чемпионов и студентов-отличников и ответил на эти и многие другие вопросы, связанные с тайм-менеджментом. В сентябре в издательстве «Альпина Паблишер» выходит русский перевод книги Круза. Мы публикуем несколько наиболее любопытных фрагментов из него.

Глава 1. Магическая сила 1440 минут

Мы позволяем другим людям красть наше время, либо сами бездумно пускаем его на ветер, забывая о том, что это — наш самый ценный и невосстановимый ресурс.

Приложите руку к своему сердцу. Я снова настаиваю на том, чтобы вы сделали это по-настоящему. Приложите руку к груди и почувствуйте биение своего сердца. Тук… тук… тук…

Прислушайтесь к своему дыханию. Вдох-выдох… вдох-выдох…

Вы никогда не сможете вернуть эти удары сердца и эти вдохи обратно. На самом деле я только что отнял у вас, у вашей жизни, несколько сердцебиений и несколько вдохов.

Но это того стоило, если помогло вам со всей остротой ощутить, как течет ваше время.

Возможно, вы думаете: «Да, время важно. Именно поэтому я и читаю эту книгу. Я понимаю это!»

Но живете ли вы согласно этому пониманию?

Подумайте о том, сколько внимания вы уделяете деньгам. Вы трудитесь с утра до ночи, чтобы получить как можно больше, ищите способы выгодно инвестировать заработанное, беспокоитесь о том, что кто-то может украсть ваше состояние, наконец, читаете книги из разряда «Как стать миллионером».

Вы не сорите деньгами, внимательно следите за своими банковскими картами и не раздаете купюры незнакомцам на улице.

Но большинство из нас мало думает о своем времени. Мы позволяем другим людям красть наше время, либо сами бездумно пускаем его на ветер, забывая о том, что это — наш самый ценный и невосстановимый ресурс.

1440 — магическое число, которое может изменить вашу жизнь. Я призываю вас испытать на себе магию этих цифр. Просто напишите крупным жирным шрифтом число 1440 на листе бумаги и повесьте его на двери вашего кабинета, над телевизором, рядом с вашим компьютером — там, где оно будет постоянно находиться у вас перед глазами и напоминать об ограниченности такого драгоценного источника, как время…Только подумайте о том, как вы можете потратить всего одну минуту.

Глава 3. Перестаньте составлять списки дел — начните делать!

К чему бы вы ни стремились, здравый смысл подсказывает, что ваша цель должна быть конкретной и измеримой…Вместо цели «экономить деньги» нужно поставить перед собой цель, скажем, «сэкономить 5000 долларов к концу года». А вместо цели «сбросить лишний вес» необходимо конкретно указать «сбросить десять килограммов за десять недель»…

После того как вы определите свою самую важную задачу, ее необходимо внести в ежедневный план. Откройте свой ежедневник или календарь-планировщик и выделите под эту задачу как можно более ранние часы в течение рабочего дня.

Дэн Ариэли, профессор психологии и поведенческой экономики из Университета Дьюка, утверждает, что у большинства людей пиковый уровень продуктивности и когнитивных функций приходится на первые два часа после того, как они полностью проснутся…

Успешные люди составляют не списки, а ежедневные планы дел. В ходе всех интервью и опросов, проведенных мной для этой книги, я получил одно из главных сообщений: если вы хотите, чтобы что-то было сделано, нужно запланировать для этого конкретное время…

Приучите себя автоматически реагировать на непредвиденные запросы, конфликтующие с вашим графиком, примерно так: «К сожалению, с 16:00 до 17:00 у меня запланировано важное дело. Мы можем поговорить после 17:00 или это подождет до завтра?»

Вы будете удивлены, как часто такие экстренные задачи могут быть отложены на следующий день, когда вам удастся выделить под них свободное время в своем расписании. Разумеется, бывают случаи, когда вопрос действительно является более важным и срочным, чем запланированная вами деятельность. Но научиться переносить решение проблем на свободное время, чтобы не нарушать своих планов, — это очень полезная привычка, которая позволит значительно повысить вашу продуктивность…

Еще один способ использовать планирование как эффективный инструмент управления временем — разработать план идеальной недели.

Подумайте, как он должен выглядеть.

Если вы фрилансер, консультант или коуч, ваша идеальная неделя может включать работу над проектами, встречи с клиентами, обучение новым навыкам и повышение квалификации, работу над вашими собственными маркетинговыми инициативами и встречи с коллегами для обмена идеями.

Если вы руководитель среднего звена, ваша идеальная неделя может включать совещания с вашей командой, наставничество, решение текущих вопросов, а также время на стратегическое планирование, когда вы можете спокойно подумать и составить планы на будущее.

Независимо от вашей профессии, ваша идеальная неделя — и (в совершенстве) каждый день — будет включать и личные дела, например, время, которое вы проводите с семьей, занятия спортом, хобби и отдых.

Выделите в вашем еженедельном расписании блоки времени под все эти повторяющиеся виды деятельности. Это позволит вам структурировать вашу жизнь таким образом, чтобы получать от нее максимальную отдачу — и максимальное удовольствие.

Глава 4. Боремся с прокрастинацией

Представьте себе, что вам удалось окончательно победить прокрастинацию. Как бы изменилась ваша жизнь?

Чтобы победить прокрастинацию раз и навсегда, необходимо понять ее причины. Вы откладываете дела и не держите своих обещаний не потому что вы ленивы. Вы делаете это, потому что:

1) вам не хватает мотивации

и/или

2) когда вы ставите цель или принимаете решение, вы недооцениваете силу привычек — силу «будущего себя» по сравнению с «настоящим собой»…

Наши представления о будущем всегда искажены. В психологии это называется искажением настоящего момента. Мы строим великие планы на будущее, решаем внести радикальные изменения в нашу жизнь, стать новым человеком, но, когда будущее наступает и превращается в настоящее, мы продолжаем выбирать сладости, комедии, Facebook и видеоролики с котиками. Это гораздо проще и веселее. А изменить свою жизнь можно и после обеда, или в понедельник, или вообще с 1 января!

Мы всегда недооцениваем, насколько трудно быть идеальной версией себя в настоящем моменте. Чтобы преодолеть эту временнýю непоследовательность, нам нужно победить «будущего себя» — того, кто будет саботировать наше решение, когда будущее станет настоящим. Наше «будущее я» является врагом нашего «лучшего я». Мне нравится представлять это сражение как путешествие во времени, которое я совершаю для того, чтобы победить «будущего себя». Например, когда я ставлю цели, связанные со здоровьем и физической активностью (как вы помните, это мое слабое место!), я всегда думаю: как я буду саботировать эти цели в будущем? Что я могу сделать, чтобы предотвратить это?

Я знаю, что мое «будущее я» станет уговаривать меня перекусить нездоровой пищей. Чтобы не допустить этого, мое «настоящее я» идет на кухню, выбрасывает из шкафов всю вредную еду и запрещает себе покупать и держать ее дома. Вместо этого я приобретаю морковку, яблоки и хумус.

Мое «будущее я» примется саботировать тренировки, убеждая меня в том, что я слишком занят и у меня есть дела поважнее. Чтобы исключить возможность такого саботажа, мое «настоящее я» выделяет под занятия спортом самый первый утренний блок времени в дневном расписании. Пока я не потренируюсь, мое «сегодняшнее я» запрещает мне даже проверять электронную почту…

В конце концов, если мы не выпрыгиваем утром из постели в радостном возбуждении, чтобы как можно быстрее взяться за очередной проект, то только лишь потому, что наши мечты не являются достаточно убедительными. Они недостаточно нас мотивируют. А мотивация сводится к боли и удовольствию. Когда вам необходимо выполнить трудную задачу из разряда тех, с которыми вы склонны медлить, подумайте (и даже четко визуализируйте), какая боль и какое удовольствие могут за ней стоять.

Какое удовольствие я получу, если сделаю это? Какую боль я буду чувствовать, если не сделаю этого? Одна из моих целей — тренироваться каждый день. Йога для растяжки, силовые упражнения и кардиотренировка на беговой дорожке. Чтобы не саботировать занятия спортом, мне нужно очень наглядно представить себе связанные с ними боль и удовольствие. Почему я должен тренироваться? Потому что я хочу хорошо выглядеть, хочу иметь накачанный пресс (а кто из мужчин этого не хочет?), хочу быть энергичным, хочу иметь здоровую сердечно-сосудистую систему и хорошо функционирующий головной мозг.

Какую боль я буду чувствовать, если не буду тренироваться? Я представляю самого себя с выпирающим пивным животом и дряблыми мышцами (отвратительное зрелище!). Вспоминаю о странных болях в коленях, которые начинаю испытывать, если долго не делаю йоговскую асану «поза голубя». Думаю о том, что превращусь в неудачника, вялого домоседа и брюзгу. Я даже рассуждаю о том, что избегание тренировок — это проявление неуважения по отношению к моей подруге…

Иногда мы охотно беремся за какое-то дело, но медлим с тем, чтобы его закончить. Один из способов победить такую прокрастинацию — заранее настроиться на достаточно хороший, но несовершенный результат…

Вы начали бегать трусцой по пять километров в день, но потом стали постоянно отлынивать? Скажите себе, что вы просто выйдете на улицу и неспешно пробежите один квартал. Это уже достаточно хорошо. И кто знает, может быть, после вы захотите пробежаться дальше?

Вы никак не можете закончить книгу, над которой работаете? Скажите себе, что вам просто нужно написать более-менее приличный текст. В конце концов, вы всегда способны вернуться к нему впоследствии и доработать.

Тянете с тем, чтобы завершить новый продукт? Выведите на рынок то, что есть, и совершенствуйте его с каждым новым выпуском. Когда вы заранее устанавливаете планку на уровне «достаточно хорошо», ваша мотивация закончить начатую работу будет гораздо сильнее…

Глава 5. Как уходить с работы в 17:00 без чувства вины

Посмотрите на образ жизни этих очень успешных бизнес-лидеров:

Операционный директор Facebook Шерил Сэндберг каждый день уезжает из офиса в 17:30, чтобы поужинать со своими детьми.

Бывший президент Intel Эндрю Гроув всегда приходил на работу в 8:00 и уходил ровно в 18:00.

Основатель Virgin Group Ричард Брэнсон, руководящий конгломератом из более чем 400 компаний, кажется, не вылезает со своего частного острова и регулярно ставит все новые сумасшедшие мировые рекорды.

Вас это не шокирует? Когда они все успевают?

…В своей книге «Высокоэффективный менеджмент» Эндрю Гроув раскрывает нам этот секрет:

Мой рабочий день всегда заканчивается тогда, когда я устаю и готов идти домой, а не тогда, когда вся моя работа закончена. Такого у меня никогда не бывает. Как и у любой домохозяйки, работа у менеджера никогда не кончается: всегда есть еще работа, которую надо сделать, которая должна быть выполнена, — и ее всегда больше, чем можно сделать.

Это одна из тех простых идей, которая сможет кардинально изменить вашу жизнь, если вы ее прочно усвоите.

Глава 11. «Три гарвардских вопроса», экономящих восемь часов в неделю

В сентябре 2013 года профессора Джулиан Биркиншоу и Джордан Коэн поделились в журнале Harvard Business Review результатами своего эксперимента по повышению продуктивности. Они обнаружили, что 41% своего времени высококвалифицированные работники умственного труда тратят на разного рода второстепенные виды деятельности, которые либо не приносят им профессионального удовлетворения, либо вообще могут быть выполнены другими.

Но почему же люди продолжают этим заниматься?

Исследователи предполагают, что многие любят чувствовать себя занятыми, потому что это повышает их чувство собственной значимости; они получают удовлетворение от выполнения небольших, незначительных задач; а также приветствуют даже скучные совещания, потому что это дает им возможность встать из-за рабочего стола и пообщаться с коллегами.

После того как Биркиншоу и Коэн научили людей останавливаться и по-новому смотреть на свой труд, те получили огромный выигрыш во времени.

В среднем обученные этому подходу сотрудники начали экономить по восемь рабочих часов в неделю, сократив время работы за столом на шесть часов и время на совещания на два часа…

Чтобы применить этот подход на практике, составьте список всех дел и совещаний, которые были у вас на прошлой неделе, и ответьте на следующие вопросы:

1. «Насколько важна эта конкретная работа для меня или моей компании? Что произойдет, если я просто перестану ее делать?»

2. «Я единственный человек, который может выполнить эту работу? Не может ли ее делать кто-то другой внутри или за пределами организации?»

3. «Как можно достичь такого же результата, но гораздо быстрее? Как бы я мог выполнить эту работу, если бы у меня была только половина времени?»

Эти «три гарвардских вопроса» позволят вам определить наименее ценные задачи, которые можно полностью игнорировать или поручить кому-то другому, а также найти наиболее эффективные способы выполнения важных дел.

Источник:  hbr-russia.ru