Четыре распространенных ошибки организации труда

В современном мире офисов без границ рабочие процессы происходят в головах, а не на шумных и пыльных заводах, в открытых рабочих пространствах, а не в кабинетах-ячейках, на пляжах и в кофейнях, а не только в корпоративных штаб-квартирах. И, тем не менее, разговаривая со своими клиентами, я часто сталкиваюсь с устаревшими представлениями об использовании рабочего времени, которые совершенно игнорируют эту новую реальность. Среди всех этих заблуждений наиболее ярко проявляются четыре распространенные ошибки.

Приковывание сотрудников к электронной почте

В вашей компании считается в порядке вещей использовать электронную почту для неотложных сообщений? Вы ожидаете незамедлительного ответа на ваши письма? И даже если вы на этом не настаиваете, ваши сотрудники все равно уверены, что вы предпочитаете такой порядок? Может быть, они считают, что вы относитесь более благосклонно к подобным ответам? Люди в вашей организации раздражаются, когда им приходится ждать ответа на свои письма?

Если хотя бы на один из этих вопросов вы ответили утвердительно, возможно, вы, сами того не желая, создали (или допустили) культуру, в которой ваши люди вынуждены всегда держать почту открытой. А это значит, что им приходится отвлекаться на каждое входящее сообщение и каждый раз принимать решение, отвечать на него или нет. В результате они весь день находятся в «режиме быстрого реагирования», что наверняка мешает им разумно распределять текущие дела и принуждает их постоянно переключаться с одного вопроса на другой.

Полагаю, я не ошибусь, если предположу, что хотя бы часть задач в вашей компании требует больше двух минут концентрации. Как показывают исследования, непрерывное «жонглирование» обязанностями увеличивает время их выполнения и снижает качество конечного продукта. К тому же такого рода многозадачность приводит к тому, что мы совершаем больше ошибок, чаще пропускаем важные сведения и прочие сигналы, а также с большим трудом удерживаем информацию в нашей рабочей памяти, тем самым подрывая собственную креативность и способность решать проблемы.

Воспользуйтесь помощью своей менеджерской команды, чтобы положить конец подобной практике использования электронной почты. Лучше всего выделить для таких случаев специальный канал, будь то телефон или SMS. Убедите своих сотрудников в том, что, поскольку ваши письма не требуют немедленного ответа, они могут спокойно закрыть почту или даже работать в оффлайне, если им нужно сосредоточиться на важном вопросе. Поддержав принцип последовательного выполнения задач, вы не только усилите их концентрацию на текущих операциях, но и поможете им снизить уровень стресса.

Другой способ выразить такого рода поддержку – одарить сотрудников своим присутствием, выключив свой компьютер и смартфон во время встреч с ними. Старайтесь всячески поощрять «совещания без отвлечений на экраны». Подобные привычки помогут вашим людям стать внимательнее и побудят их обдумывать проблемы более тщательно. Таким образом вы зададите им модель поведения, а следовательно, и корпоративную культуру, которая принесет пользу как им лично, так и организации в целом.

Неверная реализация принципов открытого пространства

Когда речь заходит об открытых рабочих пространствах, пожалуй, единственное, что не подвергается сомнению, – это уменьшение площади помещения, необходимой для работы. Сторонники этой концепции также утверждают, что она способствует сотрудничеству и инновациям. Оппоненты же доказывают обратное: будто открытые офисы повышают уровень стресса, снижают концентрацию, мотивацию и когнитивные способности персонала. При этом существуют исследования в поддержку как той, так и другой точки зрения. А причина, возможно, заключается в том, что крайне редко эти идеи реализуются профессионально.

Впрочем, несмотря на то что исследования противоречат друг другу, все же из них можно извлечь некоторую пользу. Согласно им, основные достоинства открытых пространств состоят в том, что они дают сотрудникам возможность совместно трудиться, общаться и отдыхать. Немалую роль также играет доступ к окнам и естественному освещению. Приняв все это к сведению, стоит рассмотреть следующие характеристики:

• Пространство в стиле кофейни (вроде того же Старбакса) с удобными креслами, организованными в небольшие группы.
• Место, отведенное для общения и отдыха, где можно поиграть в настольные игры или затеять оживленную беседу.
• Площадка для отдыха или работы на улице.
• Рабочие столы на колесиках, служащие личным пространством сотрудников, которое они могут перемещать по своему усмотрению.
• Стены из стекла.

С другой стороны, большинство исследований говорят о том, что к наиболее негативным аспектам относятся шум, отвлекающие факторы и невозможность побыть в одиночестве. Необходимо учитывать эти проблемы при планировании помещения или же вносить изменения уже по ходу рабочего процесса. Вот лишь несколько предложений, заслуживающих рассмотрения:

• Предпочтительна мягкая мебель, поглощающая шум.
• Аудиосистема для создания белого шума.
• Попросите сотрудников вносить предложения и рекомендации, а также сообщать о возможных проблемах. Учитывайте эти сведения в процессе планирования.
• Матовое или узорчатое стекло лучше прозрачного.
• Организуйте места для различных типов работы. В вашем офисе должны присутствовать как открытые пространства для совместной деятельности, так и уединенные уголки для задач, требующих высокой концентрации.
• Выделите каждому специалисту защищенную ячейку для хранения личных вещей.
• Определите место, где ваши люди могли бы поговорить по телефону наедине, не отвлекая других.
• Стратегически расставьте книжные полки или другие предметы, разделяющие пространство.

Непонимание, как питание и восстановление энергии влияют на качество умственного труда

Если результаты вашей компании зависят от умственного труда ваших сотрудников, то уровень их энергии в течение дня является важнейшим фактором их успеха. В этом вопросе я часто сталкиваюсь с двумя довольно распространенными ситуациями, в которых мои клиенты упускают возможность положительно воздействовать на продуктивность своих организаций:

• Заказные обеды на встречах
• Офисная кухня

Правильное питание начинается дома, однако руководство может существенно повлиять на факторы продуктивности во время работы. Помимо вреда для здоровья, катание на «энергетических горках» (обычно вызванное взлетом и падением уровня сахара в крови) в течение дня отвлекает от работы, подрывает концентрацию и убивает производительность. Как правило, на встречах предлагают пищу, насыщенную углеводами и рафинированным сахаром. Она приводит к резкому подъему уровня глюкозы в крови, а затем к столь же резкому ее падению в утренние часы. Заменив пончики и пирожные на яичные сэндвичи, такосы или йогуртовые парфе (пища с низким содержанием глюкозы, богатая протеином), вы сможете предотвратить эти резкие скачки.

Это относится не только к утренним встречам, но и к дневным «перекусам». Если в комнате отдыха вместо автоматов со сладостями сотрудникам будет предложена здоровая пища, это существенно скажется на поддержании энергетического баланса вашего коллектива в течении дня. К таким продуктам относятся морковные палочки, хумус, орехи, фрукты, сырные кубики или натуральные батончики гранолы.

Закупайте фильтрованною воду для офиса и вместо газировки загрузите холодильники сельтерской водой и натуральным холодным чаем без сахара. Вода помогает поддерживать баланс жидкости в организме (еще один компонент правильного питания) и не влияет на уровень сахара.

Здоровые источники энергии для работы мозга позволяют повысить продуктивность на 20%.

Неумение наладить дистанционную работу

Дистанционная работа из дома набирает популярность и тому есть множество причин. Этот подход позволяет вашей компании экономить на недвижимости, сервисном обслуживании и офисной инфраструктуре. А сотруднику он выгоден благодаря большей гибкости и сокращению времени на дорогу. Тем не менее даже если у вы предоставляете возможность дистанционной работы, вы можете столкнуться с потенциальными проблемами, едва ваши люди начнут трудиться дома. Как и в случае с открытым пространством, в корне этих проблем лежит не сама идея, а, скорее, ее неправильная реализация. Часто на удаленке ситуация развивается естественным путем и оборачивается трудностями как для сотрудника, так и для динамики всей команды. Некоторые управленцы до сих пор убеждены в том, что дети и бытовые вопросы отвлекают специалистов, работающих из дома, и в отсутствие прямого контроля они расслабляются и снижают свою производительность. Убедитесь в том, что эти данные основаны на фактах и реальных результатах, а не на личных предубеждениях. Показатели успешной деятельности должны быть понятны и заранее обговорены, а менеджерам, возможно, понадобятся тренинги по эффективному управлению специалистами, работающими удаленно. В дополнение к этим аспектам, сам сотрудник может не справиться с отвлекающими факторами, возникающими в подобной ситуации.

Чтобы повысить шансы на успех, продумайте тщательный план организации рабочего процесса вместе с сотрудником и его руководителем еще до перехода к удаленной деятельности. Ваше общение должно давать четкие ответы на следующие вопросы:

• Можно ли доверенные этому сотруднику задачи выполнять из дома?
• Готов ли этот специалист работать на принципах самоуправления и самомотивации?
• Хорошо ли он справляется с отвлекающими факторами? Велика вероятность того, что человек, который вечно сидит в Facebook или без устали общается с коллегами, столкнется с теми же трудностями и дома.
• Какая потребуется технологическая инфраструктура, чтобы поддерживать с ним связь? Располагает ли компания и его дом всем необходимым оборудованием для этого?
• Может ли сотрудник пользоваться (или научится пользоваться) техническими средствами, необходимыми для удаленной работы?
• Как выглядит рабочее место этого человека в его доме? Может ли оно обеспечить нужную производительность труда?
• Будут ли в доме находиться другие люди (особенно дети) в рабочие часы?
• Как руководитель и коллеги сотрудника относятся к принципам удаленной работы? Устаревшая вера в необходимость личного присутствия в офисе, а также иные предубеждения могут негативным образом сказаться на мотивации специалиста и его эффективности.

Нужно ли создавать свою собственную оценочную шкалу для людей, работающих из дома, или для этого вполне подойдет обычный процесс ежегодной аттестации?

Эти вопросы послужат хорошим началом и помогут справиться с любыми трудностями, с которыми сталкиваются ваши удаленные сотрудники.

Изменения в принципах коммуникации, грамотное планирование открытого пространства, вопросы питания и оценка условий удаленной работы – ни одна из этих задач не требует радикальных перемен. Часто проблемы возникают естественным путем и случайно. Если вы уделите им свое внимание и посмотрите на них свежим взглядом под другим углом, вам, несомненно, удастся повлиять на производительность, мотивацию, корпоративную культуру, а в конечном счете и производительность вашей организации.

Источник:  hbr-russia.ru